SSH
‘De SSH is een woningcorporatie, gericht op huisvesting van studenten. Het gaat om meer dan 19.000 verhuureenheden, waarvan het merendeel in Utrecht zit. We doen ook aan beheer voor derden in enkele andere grote steden.’ Volgens Harold Mertens (Specialist Onderhoud & Verbetering) is het daarom van het grootste belang informatie en gegevens van de eenheden op orde te hebben.
De keuze voor Assetmaps
‘De SSH heeft veel locaties, en elke locaties heeft gegevens, data en andere informatie die je up to date moet houden, en die toegankelijk moet zijn. Dat valt niet altijd mee. Toen we bezig waren om de onderhoudsplannen van de stadspanden in Utrecht te actualiseren, kwam Assetmaps met het voorstel de voortgang van dat proces voor ons in kaart te brengen. Letterlijk, namelijk geen Excelsheets meer, maar een online omgeving met onze locaties waarin diverse data-processen gevisualiseerd worden met kleurmarkers’
Assetmaps in de praktijk
‘We gebruiken het nu een tijdje en ik moet zeggen, het is heel prettig in gebruik. In een oogopslag zien we voor welke panden het onderhoudsplan afgerond is en bij welke locaties nog niet. Even klikken op de locatie op de kaart: bij een groen icoontje is het onderhoudsplan klaar, bij een rood icoontje wordt er nog aan gewerkt. Voorheen moest ik degene die bezig was met het onderhoud bellen en vragen om de voortgang. Dan gingen de gegevens via Excelsheets heen en weer. Een heel onhandig en bewerkelijk proces, maar dat is dus nu totaal anders.’
‘En dat is niet alles. De plannen zelf hangen ook aan de locaties, de portefeuillegegevens zijn te zien en er kunnen ook foto’s en archiefstukken toegevoegd worden. Ik zie het als een cartotheek, een heel gemakkelijk toegankelijke en overzichtelijke cartotheek. En als je verder redeneert, dan is het natuurlijk ontzettend handig en ook logisch om alles wat met die locaties/panden te maken heeft daar onder te brengen. Dat is ook hoe Assetmaps werkt. Wij gebruiken het dus nog niet volledig, maar zien zeker de mogelijkheden. Denk aan energielabels en asbestrapporten. Maar wellicht ook andere data. Hoe zit het met de criminaliteitscijfers in de omgeving, welke faciliteiten zijn er in de buurt?’
‘De vraag voor ons is nu, hoe nemen we onze contractanten mee in dit proces? Want zij zullen dan hun rapporten en gegevens ook in onze kaartomgeving moeten plaatsen. Natuurlijk, dat is allemaal te regelen en uiteindelijk bespaart het voor alle partijen tijd. Geen gedoe meer met Excelsheets, gewoon inloggen in Assetmaps en daar meteen de gegevens vinden waarnaar je op zoek bent. De CV-installateur bijvoorbeeld, die kan heel gemakkelijk zien welke panden aan een nieuwe CV toe zijn. En hij kan zijn onderhoudsrapporten plaatsen, zodat wij vervolgens ook weten welke woningen op orde zijn. Etc.
Toekomst
‘Kortom, we zien steeds meer mogelijkheden, die we zouden kunnen benutten om data van de locaties in kaart te brengen. Dus ik sluit zeker niet uit dat we nog meer gebruik gaan maken van alle opties die Assetmaps biedt. We moeten inventariseren hoe we verder willen, als het gaat om digitalisering, en welke stappen we samen met Assetmaps kunnen maken.’